Outlook New: Kategorien können in freigegebenen Postfächern nicht gesetzt werden | Borns IT- und Windows-BlogBorns IT

Gibt es das nächste Problem mit der Outlook New-App von Microsoft? Könnt ihr bei Outlook New noch Kategorien in freigegebenen, also geteilten, Postfächern setzen, oder ist diese Möglichkeit verschwunden?

In Exchange Online gibt es sogenannte “geteilte Postfächer”. Das betreffende Postfach ist keinem Nutzer zugewiesen, sondern wird von mehreren Anwendern gleichzeitig genutzt. Der Artikel hier enthält einige Erläuterungen zum Konzept. Benutzer könnten per E-Mail-Client auf solche für mehrere Nutzer freigegebenen Postfächer zugreifen.

Seit Microsoft die Outlook New-App im Firmenumfeld und bei Privatleuten kräftigt pusht, dürfte diese App als Client zur Verwaltung von Mails breiter im Einsatz sein. Es ist aber kein Geheimnis, dass Microsoft mit Outlook New der IT bzw. den Anwendern immer wieder Probleme bereitet. Neue App-Updates sind meist für Ärger gut. Scheint wieder der Fall zu sein, wenn ich mich nicht täusche.

Problem mit freigegebenem Postfach

Ein Blog-Leser hatte mich bereits zum 11. Februar 2026 per E-Mail kontaktiert, weil er im Unternehmensumfeld in ein Problem gelaufen ist. Dazu schrieb er, dass die IT in seinem Unternehmensumfeld sich schon seit einigen Tagen mit einem Problem beschäftigt, welches die Workflows im Unternehmen umwirft.

Das Problem geht von einem geteilten Postfach (“freigegebenes Postfach”) aus, welches in einer Exchange Online-Instanz eingerichtet ist. Dabei gibt es nachfolgendes Szenario:

• Zwei Nutzer haben in diesem Szenario vollen Delegationszugriff auf das freigegebene Postfach.
• Beide Anwender verwenden die gleiche Windows-Version 24H2 und und die gleiche Outlook New-Version 1.2026.120.300.
• Ein User ist in der Lage Kategorien in diesem Postfach zu setzen, die andere Person nicht.

In nachfolgendem Screenshot sieht man noch, dass Outlook New den Kontextmenü Kategorien im freigegebenen Ordner anbietet. Das ist der bisher bekannt und genutzte Ansatz.

Seit einigen Tagen hat sich dann was geändert, der Kontextmenübefehl Kategorien fehlt in Outlook New für den freigegebenen Ordner (siehe nachfolgendes Bild).

Der Leser meinte in seiner Mail: “Ich dachte mir, dieses Problem könnte man mit Ihnen und Ihrem Blog teilen, da ich bisher kaum etwas darüber online gelesen habe.” Es gibt zwar diesen Microsoft-Beitrag zu geteilten Postfächern, der das obige Problem aber nicht trifft. Zudem hat es ja schon mal funktioniert.

Die Frage ist: Kann noch jemand aus der Leserschaft das mit dem fehlenden Kategorien-Kontextmenübefehl in Outlook New bei freigegebenen Ordnern nachvollziehen? Gibt es ggf. eine Erklärung dafür oder sogar einen Workaround?

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